Inbox Zero

Como desarmar uma das armas de distracção massiva

Tenho 6 contas de e-mail e nada dá-me mais gosto do que chegar ao fim do dia e ter esta imagem diante de mim.

Embora o e-mail seja a ferramenta mais segura de chegar às pessoas de um modo pessoal, a maioria lida com caixas de correio com dezenas, centenas e (já vi) milhares de e-mails por abrir.

Todos sabemos que uma boa parte dos e-mails são anúncios, ou spam e muitos dos serviços de e-mail fazem já uma triagem desses conteúdos, mas não é isso que nos leva a uma Inbox Zero.

Pastas

O primeiro passo que dei foi criar pastas para os e-mails que gostaria de guardar. Assim, de cada vez que recebo algum e-mail que se enquadra numa das pastas guardo-o depois de lido. Muito do que está na Inbox sai para as pastas e aproximo-me do “Zero.”

Snooze

A app que utilizo (Spark da Readdle) permite adiar a leitura de alguns e-mails para a tarde no próprio dia, manhã ou tarde do dia seguinte, remeter para o fim‑de‑semana, ou mesmo escolher o dia em que quero voltar a ler determinado e-mail na Inbox.

Com esta funcionalidade, muitos dos e-mails saem da Inbox, libertando mais um pouco.

Unsubscribe

Muitos dos e-mails que recebemos provêm de serviços que subscrevemos um dia, ou que fomos obrigados a subscrever para obter alguma oferta. Se não abro esses e-mails por três vezes seguidas, a não ser que tenha uma noção clara da razão, significa que não tenho interesse no conteúdo que recebi. O melhor é des-subscrever (unsubscribe).

Ao longo do tempo, a quantidade de e-mails que enchem a Inbox diminui. Aliás, por experiência própria, o efeito é quase imediato.

Spam

Muitos e-mails são apenas spam. Dá jeito que a nossa App de e-mail tenha uma funcionalidade de marcar determinadas mensagens como spam. A partir daí, deixamos de as receber na Inbox, o que nos aproxima cada vez mais do objectivo. Falta apenas mais um passo, por vezes, o mais difícil para alguns.

Apagar

Não ter receio em apagar os e-mails. A informação hoje circula de muitos e diversificados modos. Ainda que apaguemos algo por engano e não consigamos recuperar, de um modo geral, existem formas de chegar a essa informação.

Mas a ideia de apagar ser difícil é ainda outra. Por vezes, não apagamos por preguiça, amor à pessoa que enviou, medo de perder a informação, “e se…” Esqueçam. Limpar uma Caixa de Correio – Inbox – pode ser tão difícil quanto limpar um casa, mas uma coisa é garantida, depois de feito torna-se um feito. E dá tanto gosto que passamos a prestar mais atenção aos e-mails que recebemos.

Por fim, o e-mail pode ser uma arma de distracção massiva, mas quando perdemos algum tempo em desarmamento, chegando à Inbox Zero, e uma coisa vos garanto… segue-se um tempo de paz e muita tranquilidade.

Convido-vos a juntarem-se a este movimento Inbox Zero. Podem começar um dia, ou escolher o dia-um para começar. Se fosse a ti começaria hoje!

Professor Universitário e Investigador do Departamento de Engenharia Mecânica da Universidade de Coimbra.